Systém správy dokumentů ušetří nejen čas

Nechme však odborné pojmy stranou, najdeme jich plné jiné odborné články o DMS. Rádi bychom se podívali na správu dokumentů jako součást běžné administrativy, která v řadě společností zabírá velký prostor, který zcela logicky chceme minimalizovat.

DMS si můžeme představit jako nadčasovou skříň. Nemá omezení objemu. Je dostatečně inteligentní, aby sama zaznamenala, kdy kdo co uložil, změnil nebo si půjčil. Vše je ve své přihrádce. Každý, bez přesné znalosti struktury přihrádek a pořadí uložení najde co potřebuje. Navíc je pro něj dostupné pouze to, na co má nárok nebo ho zajímá. Každý dokument existuje pouze jednou, i když jej v jeden okamžik vlastní několik lidí. Mohou si dokument předávat, propojovat s ostatními dokumenty, tvořit z nich virtuální celky. DMS není hlavním informačním systémem společnosti, je na druhé koleji. Avšak čím déle je používaný a plný a čím více je flexibilní a otevřený pro propojení s hlavním informačním systémem společnosti, tím více se stává užitečným a platným pomocníkem. V současné době je DMS dokladem o přístupu společnosti ke kvalitě nejen interních procesů, kde je dokumentování klíčových postupů vyžadováno.

Částečná náhrada za lidi

Jedna z nejcennějších, ale i nejnákladnějších položek každé firmy jsou její zaměstnanci. A pokud chceme najít místo, kde šetřit, pomyslíme na nepotřebné zaměstnance. DMS je však pouze nástrojem, jak optimalizovat řadu činností, má lidem pomáhat, ale ne je nahradit. Pouze v případě nákladné přepravy papírových dokumentů pomocí kurýrů je elektronizace celého procesu řešením, jak kurýra dostat do středu zájmu šetřivé politiky managementu. Jinak si musíte lámat hlavu, jak správně využít uvolněný čas svých zaměstnanců a tam vydělávat nikoli šetřit. Zavedení funkčního DMS je investicí minimálně v řádech stovek tisíc. Mezi již zavedené uživatele DMS patří společnosti z finančního sektoru, jako jsou banky, spořitelny, pojišťovny. V současné době je trend pořizování DMS cítit v oblasti výrobních i obchodních společností a velkých zajišťovatelů služeb. Ve veřejné a státní správě je zájem spíše o systémy Spisových služeb u kterých se DMS stává pouze více či méně vhodnou součástí.

Dostupnost na prvním místě

Společnost roste a se zvyšujícím počtem lidí roste také pocit, že se musí udělat něco se stávajícími pravidly zacházení s dokumenty. Už nebude čas ptát se kolegů kde je ten či onen dokument a ohlídat pravidla „tento dokument patří na tuto sdílenou adresu do této struktury“. Ve firmě se ztrácí dokumenty a jejich dohledávání způsobuje přímé ztráty, minimálně cenného času, hůře mají dopad při penalizaci nebo naopak při vymáhání pohledávek. S postupnou změnou informačního prostředí ve společnosti a přibývajícím množstvím elektronických dokumentů začíná být čím dál tím víc potřeba udělat ve společnosti jednou provždy pořádek. Efektivní sdílení dokumentů je jednou ze základních potřeb, kterou v dřívějšku řešily průklepové papíry, pak kopírky a nyní mailem rozesílané kopie souborů nebo ideálně sdílené soubory. V případě papírových dokumentů je sdílení násobně problematické, pohyb papírových dokumentů bez sledování jejich trasy je vždy rizikem ztráty. Spolu s nasazením DMS firma očekává jednotné úložiště, zpracování papírových dokumentů na digitalizační lince, efektivní pořízení metadat, vytvoření souvislostí mezi dokumenty, ohlídání verzování a především dohledatelnost v každém okamžiku s informací o uživatelích, kteří s dokumentem pracovali.

Jednoduché sdílení

Tříštění informací na hlavní (často označovaný ERP) informační systém v podobě strukturovaných dat a na nestrukturované „sekundární“ informace přináší řadu problémů. To důležité se často při řešení detailu objevuje ve smlouvách, fakturách, protokolech a v pravidla určujících dokumentech. V ten okamžik musíte do pracovního postupu zapojit i to, jak k dokumentu přistoupit, ověřit si jeho pravost, aktuálnost a informaci najít. Často při samotném vzniku takového dokumentu dochází k složitým ověřováním a vícestupňovým validacím. Tedy předávání, které svojí rychlostí a přehledností ovlivňuje základní byznys. Je třeba vše včas a co nejrychleji. Součástí požadavku na DMS je tedy schopnost podporovat předávání dokumentu bez nutnosti vyjmout jej z centrálního úložiště, paradoxně však s možností vytvořit z něj kontrolovanou offline kopii s možností vrátit ji upravenou zpět například jako novou verzi. Systém by měl umět podporovat tzv. „workflow“ předávání dokumentů v podobě automatických, sériových i paralelních, ale i ad hoc řízených procesů. Mezi nabídky, které by měl DMS splnit je nenáročná možnost připojovat dokumenty přímo k hlavním strukturovanýcm informacím v ERP.

Důraz na bezpečnost

Jedním ze základních požadavků při sdílení dokumentů je důraz na bezpečnost. Na přístup k elektronickým informacím existují hypersložité politiky, které se ve finále při sebemenší chybě v jejich aplikaci stávají nepřítelem uživatele. Zejména interní přístup k informacím a jejich zneužití zaměstnancem je reálnou a těžko podchytitelnou hrozbou. K bezpečnostním hrozbám však také patří prosté zašantročení, speciálně v podobě dokumentu. K DMS systému by měl patřit i jasný postup při jeho zálohování, u centrálního úložiště to bude pravděpodobně jednodušší. Ovšem mezi požadavky by měla být i rozumná časová náročnost zálohování, ne vždy při záloze velkého množství malých souborů dosáhnete optima. Přístup k dokumentům musí být samozřejmě dělen dle organizační hierarchie a dalších požadavků na přístupová práva. V poslední době je velmi žádaná schopnost akceptovat tzv. centrální autentizační autoritu. Jinými slovy hlásit se pouze do firemního prostředí tj. sítě a automaticky se stejným jménem a heslem procházet všemi systémy, tedy i DMS.

Nesmí chybět strategie

K rozhodnutí pořídit do společnosti DMS by měla patřit strategie a jasná představa o tom, co nasazení s sebou nese za náklady a práci. Kde se vyplatí šetřit a kde ne. Jaká úskalí mohou při zavedení naše úsilí podrobit zásadním zkouškám. Vzhledem k pravděpodobným úpravám pracovních postupů v souvislosti s novými vlastnostmi pořizovaného systému je velmi vhodné věnovat pozornost výběru oblasti kde začít. Nebudeme snad ani pochybovat, že nasadit DMS plošně do celé společnosti se nesetká s úspěchem. Tam kde DMS chceme nasadit bychom měli mít pracovní procesy dobře zmapované. V ideálním případě bychom měli mít jasno v představě, jak systém použít. Tyto parametry by měly být přeneseny do podmínek výběru daného systému společně s jeho pořizovací a provozní cenou.

Začíná to v podatelně

Často opomíjené místo, kde se zapíše příchozí dokument, strčí do přihrádky, kde si ho vyzvedne asistentka, asistent nebo v horším případě vedoucí příslušného oddělení. A najednou padne rozhodnutí, že se bude na podatelně digitalizovat, pořizovat metadata, rozeznávat typy dokumentů s vysokými požadavky na kvalitu odvedené práce.Mezi důležitá rozhodnutí patří centralizované nebo decentralizované umístění podatelny resp. podatelen. A to i s ohledem na možnosti kvalitního personálního obsazení u kterého bude třeba počítat i se změnou motivace a přístupu ke kvalitě práce. Nemluvě o technickém vybavení podatelen a připojení do firemní sítě. Rozhodujícím prvkem v přínosech nasazení DMS jsou jednotliví uživatelé. Ti totiž zůstávají lidmi a dělají chyby. Tomuto předpokladu je třeba věnovat velkou pozornost. Uživatelé nemají rádi změnu. Nasazení DMS s sebou takovou změnu samozřejmě nese. Velmi důležitou roli při úspěšném nasazení pochopení těchto skutečností a odpovídající přístup a podpora managementu. DMS bude používat pravděpodobně široká škála uživatelů a také nezanedbatelný počet. Je třeba věnovat řadu pozornosti výkonu a to nejen na úrovni databázového serveru. Síťové prvky v rychlosti přístupu hrají nezanedbatelnou roli a mělo by být jasno, kdo se bude této problematice věnovat.

Pozor na propojení

Důležitou kapitolou je propojení s ostatními systémy. Zde musí být opět připraven plán spolupráce, odpovědné osoby a především oboustranné informace o nárocích na integraci. Přínosy se každopádně projevují plíživě. Proto se těžko ihned označují a hodnotí. S pomalu plnícím se centrálním úložištěm DMS dochází k zhodnocení možnosti rychlého vyhledání dokumentu. Samozřejmě je ceněna rychlost poskytnutí dokumentu na cílovou stanici především s porovnáním práce s jeho papírovým ekvivalentem. Oznamování událostí emaily, reporting ze systému, přehledné zálohování dokumentů celé společnosti jsou jistě výhodou. Z manažerského hlediska je přínos hmatatelný. Je velmi dobře vidět kdo s jakými dokumenty pracuje, zejména pohybují-li se v oběhu workflow. Možná je to škoda, ale manažer se často obejde i bez asistentky.

Zbyněk Hraše

projektový manager společnosti Et netera a.s.